Ufficio in casa: la mia organizzazione della giornata in smart working

Gestire il lavoro in un ufficio in casa non è sempre facile, occorre organizzazione sia dei tempi che degli spazi.

Se poi sei libero professionista come me, sai benissimo quanto sia complesso rimanere concentrati e focalizzati quando la vita privata e quella professionale hanno limiti così labili. 

Come freelance, sono ormai 10 anni che ho scelto di avere l’ufficio in casa e quando nel 2019 , dopo la separazione, mi sono trasferita ho arredato la sala in modo che potesse essere contemporaneamente salotto e studio di lavoro, le ho dato perfino un nome: “AngoloB giallo” perché vivo ai confini di Bologna.

AngoloB ha colori e luci calde, è pieno di libri ma anche di postazioni differenziate che mi permettono, a seconda del momento di lavoro, di spostarmi agilmente. C’è anche un letto divano, comodissimo per i pisolini che ogni tanto mi concedo, per ritrovare la concentrazione, quando posso. 

Ho scelto anche un grande tavolo perché – pre pandemia – volevo incrementare i corsi di scrittura autobiografica in casa e in effetti sono riuscita a farne 3 e si è creata un’atmosfera accogliente e molto intima. 

Alla fine del post c’è un video che racconta dei corsi a AngoloB, così puoi fare anche un tour per capire quali siano le atmosfere professionali che amo e conducono il mio lavoro da sola e con altre persone. 

Come evito le distrazioni? 

Lavorare da casa significa avere sempre accesso al divano per fare i pisolini, al frigo per uno spuntino, ai social per cazzeggiare e alla possibilità di invitare qualcuno a prendersi un caffè.

Significa anche che il postino fiuta che tu sei a casa e inizia a suonarti la porta ogni giorno per farsi aprire il cancello del condominio, il bonus 110% ti tritura nel caos dei lavori di tutto il vicinato e qualcuno potrebbe non capire che tu stai lavorando e pensare che sei proprio la persona giusta per sovrintendere al taglio della siepe in cortile, mentre gli altri sono in ufficio. 

• Ho imparato a dire tanti NO, ma soprattutto a spiegare esattamente, senza darlo per scontato, che ho l’ufficio in casa: prima della pandemia era più difficile, ora è diventato molto più usuale e questo almeno, è stato un aspetto positivo. 
• Per estraniarmi dai rumori, se non sono su Zoom con qualche cliente, mi sono abituata a lavorare con la musica classica che mi consente di entrare in una bolla ispirante e che mi aiuta a rimanere concentrata. 
• Ho imparato a lavorare a slot di tempo e a definire slot per le pause: il caffè di metà mattina, la merenda e tutto il resto hanno momenti precisi della giornata, così come il sonnellino. Se dopo pranzo non ho lezioni o incontri virtuali, mi stendo sul divano 45 minuti (sveglia sempre attiva) e mi rigenero senza il rischio di passare il pomeriggio a poltrire. 
• Il postino suona sempre alla stessa ora: se posso mi alzo e vado, se no confido nella gentilezza di qualcun altro. 
• La lavatrice e le pulizie possono attendere che io finisca il mio orario di lavoro: in fondo sono in ufficio anche io, no? 

Gli orari di lavoro

Gli orari di lavoro per una freelance dipendono da tanti fattori, io mi sono organizzata in questo modo: 

• Quando ho giornate di formazione o consulenza, lavoro le 8 ore del corso o della consulenza: al rientro a casa (se sono fuori sede) o quando stacco da Zoom, chiudo il computer. Mi alzo dalla sedia, vado a camminare o in palestra, oppure cucino o mi metto a leggere un libro. 
• Quando le mie giornate sono in casa e ho impegni sparsi (la riunione su Zoom delle 11, la consulenza delle 16 e il corso dalle 18.30 alle 20.30), faccio in modo di concentrare: lavoro al mattino, prima e dopo la riunione, poi stacco e riprendo solo per gli impegni in diretta con altri, non dilato il lavoro dalle 9 del mattino alle 20.30 perché arriverei a sera molto stanca e probabilmente sarebbero molte le ore durante le quali rimango a fissare il computer senza combinare niente a parte surfare tra Instagram e Facebook. 

L’organizzazione del lavoro: i miei strumenti 

Quando lavoro da casa, la mia giornata è organizzata in base agli impegni fissi che ho: riunioni o lezioni a distanza. Sulla base di questi, organizzo il resto delle attività. 

Uso Google Calendar per tutte le attività programmate e una agenda cartacea che mi mostri la settimana in 2 pagine, per avere un quadro complessivo e dall’alto: sull’agenda cartacea segno i progetti che voglio gestire e portare a termine in quelle giornate ma non segno gli appuntamenti. Mi serve per rimanere focalizzata sulla progettualità più che sull’operativo. 

Nel tempo ho individuato e organizzato le mie attività per tipologia: 

• formazione e consulenza: si tratta di ore vive che trascorro con le persone, in presenza o a distanza;
• lavoro operativo: attività di copywriting, montaggio di un corso, preparazione dei materiali che mi serviranno per una consulenza;
• lavoro di progettazione: l’ideazione e la realizzazione di un corso, la progettazione di una nuova idea o di un libro; 
• studio: è la parte “nascosta” del lavoro di ogni freelance. Lo studio per me implica lettura di libri, blog e contenuti interessanti che provengono dal web, la partecipazione (e quindi investimento economico) a corsi online e offline e a convegni sulla comunicazione digitale, copywriting e scrittura; 
• cura dei miei contenuti e delle relazioni: ovvero la gestione di questo sito e relativi contenuti,  dei miei profili social, la pianificazione e programmazione delle attività di comunicazione per promuovere il mio lavoro ma soprattutto ascoltare e interagire con la community di cui voglio fare parte; 
• contabilità e business: la parte più noiosa e faticosa, ma necessaria. Nel tempo ho imparato a trasformare ogni attività in una cifra, a rimanere focalizzata sui miei obiettivi economici a fine anno e a non temere di parlare di soldi con i miei clienti, usando sempre, con chiarezza, la parola PREVENTIVO dopo ogni richiesta. Ho sviluppato una serie di documenti che mi permettono di tenere traccia dei lavori e di ricordarmi quando devo fatturare ciò che ho fatto e a che punto sono, rispetto al momento dell’anno; 

Per quanto riguarda gli strumenti che uso per seguire ogni progetto, dopo anni di sperimentazione di APP, sono tornata alla CARTA e ai POST IT attaccati a una bacheca di sughero. Ho quaderni o cartelline dedicate a ogni cliente e progetto e man mano che mi vengono idee aggiungo mappe mentali, appunti e strutturo prima sulla carta, per poi passare al computer. 

Gli altri strumenti che uso e per i quali ho sottoscritto un abbonamento, ma perché sono cruciali sia per l’archiviazione che per la gestione dei corsi, sono la suite di Google e Zoom. Sto anche per attivare l’account di Fatture in Cloud per automatizzare l’invio delle fatture e rendere più fluida la gestione della mia contabilità in relazione con il mio commercialista. 

L’organizzazione della settimana: impegni fuori e giornate in casa

In generale, cerco di suddividere la settimana in modo equo: 2/3 giorni fuori e 2/3 giorni in casa.

Mi serve per riuscire a trovare sempre la spinta giusta per entrambe le attività.

Mi è capitato di riempire settimane di formazioni in giro, prima della pandemia, ma poi arrivavo al venerdì sera distrutta e soprattutto stavo troppo tempo senza potermi occupare della progettazione o riuscire a rispondere a una mail con la giusta calma. 

Oggi, che stiamo tornando agli incontri di persona ma abbiamo anche scoperto quanto sia prezioso poter gestire riunioni online, cerco di trovare sempre una soluzione equa. 

Staccare: ecco come faccio

Alle 18.30/19 delle giornate a casa, io provo SEMPRE a staccare: sistemo il tavolo di lavoro, controllo di aver portato a termine tutti gli impegni che mi sono data e poi mi occupo di me: sport, figlia e possibili interrogazioni, passeggiate, amici, amore e casa. 

Le pulizie di casa e la cucina non sono MAI una priorità mentre lavoro: quando posso, almeno un pomeriggio a settimana non lavoro e mi dedico alla casa per arrivare al fine settimana libera.

Non convivo se non con mia figlia 2 settimane al mese, così spesso la gestione della casa e della spesa è in capo solo a me: questo mi impegna ovviamente ma è anche sinonimo di libertà, solo io decido come organizzarmi e gestire questo aspetto.  

Al sabato e alla domenica, a parte quando ho pianificato corsi o partecipo a convegni, io non leggo nemmeno le mail e rimando tutto al lunedì.  

Vuoi vedere il mio appartamento-studio AngoloB giallo?

Ecco un video che racconta dei miei corsi di scrittura autobiografica in casa e dell’atmosfera che amo creare quando lavoro.